Se a ideia é economizar tempo no trabalho, fazer planos no começo do dia ou no fim do expediente raramente dá certo. É mais eficaz fazer um planejamento para a semana ou para três dias, com lacunas que permitam encaixar imprevistos.

Isso porque, ao fechar muito o plano, o profissional terá de sacrificar o que é importante em nome de problemas que surgem de repente.

 

Horários livres

Deixar espaços no planejamento é o jeito mais simples de fugir de um dos grandes erros da vida corporativa: não saber diferenciar o que é urgente do que é prioritário, diz o especialista em gestão de tempo Christian Barbosa.

“Saber priorizar ajuda nos objetivos de médio e longo prazo. Se é em cima da hora, passa a ser urgência, e a pessoa viverá em função de apagar incêndios”, afirma.

 

Quando se organizar

Em geral, um bom momento para se organizar é na tarde de sexta-feira, quando o fluxo de trabalho costuma estar um pouco mais calmo.

A especialista em marketing Deborah Cavichiolli, 27, monta seu plano na sexta, mas aprendeu a deixar espaços na agenda para imprevistos não só do trabalho, mas também da vida pessoal.

“Essas coisas acontecem, e é melhor aceitar do que se frustrar. Se for preciso, passo alguma coisa para o dia seguinte, sem pânico”, afirma.

 

Utilizando a técnica

Para filtrar melhor as demandas e gerir o próprio tempo de forma eficiente, a técnica favorita dos especialistas é chamada matriz de Eisenhower, cuja criação é atribuída ao presidente americano de mesmo sobrenome.

Nela, as tarefas devem ser divididas entre aquelas importantes e urgentes, as prioritárias – mas que podem ser feitas depois – aquelas que devem ser feitas já, mesmo que não sejam fundamentais, e as que podem ser dispensadas ou terceirizadas.

O administrador Carlos Róseo, 26, aprendeu a eleger o que era importante após muitas jornadas estendidas e expedientes de fim de semana.

“Tive um caso grave de ansiedade e até sonhava com problemas do trabalho. Fui ler alguns livros para economizar tempo e voltar a ter uma vida fora da empresa”, diz Carlos.

 

Devagar com o andor

Prioridades postas é hora de transformá-las em pequenas atividades, que devem ser cumpridas diariamente, e honrar os prazos, sempre com uma boa dose de foco. Por isso, o chamado “multitasking”, ou tocar vários afazeres ao mesmo tempo, não vale a pena.

“A pessoa vai gastar mais tempo para concluir a tarefa, pode cometer mais erros e não dedicará a ela a atenção que deveria”, diz Barbosa.

Em vez disso, é preciso se concentrar em uma coisa só, mesmo que por um intervalo menor, como meia hora. Outra cilada da gestão de tempo é a reunião improdutiva. “Se ela passa de 25 minutos, já é longa demais”, diz Renata Lorenz, gestora de RH do VivaReal, que incentiva encontros mais curtos.

 

Tela ou papel

Para dar conta de tantas tarefas no dia a dia, é preciso incluir tudo na agenda, inclusive o prazo final para execução das atividades.

Vale usar aplicativos ou papel, se o celular for uma fonte de distração grande demais. Nos dois casos, a dica é não separar os itens profissionais dos pessoais.

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